sábado, 25 de junio de 2011
lunes, 20 de junio de 2011
HISTORIA DE ACCESS
Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos del Programa.Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos.Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.,km n,nmHistoria
Access versión 1.0 fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se liberó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el Access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 los derechos de autor.Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (tenga en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces),
y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Data base Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.
Fechas de lanzamientos 1992 Access 1.0 1993 Access 1.1 1994 Access 2.0 1995 Access 95 1997 Access 97 2000 Access 2000 2001 Access XP o 2002 2003 Access 2003 2007 Access 2007
domingo, 19 de junio de 2011
QUE ES MICROSOTF ACCES
Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información
Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datosrelacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información entraría dentro de la categoria de Gestion y no en la de Ofimática como algunos creen. UTILIDADES DE ACCESS
No se trata de una página que pretenda abarcarlo todo sobre la programación en Ms Access, sino simplemente el sitio donde exponer utilidades y ejemplos que he ido desarrollando en los últimos años.
La página es ya veterana y bastantes de sus soluciones se habían quedado obsoletas; en parte porque las nuevas versiones de Access han ido incorporando nuevas posibilidades, en parte porque la tendencia marcada por Microsoft es abandonar DAO y pasarse a ADO y, en parte también porque uno va aprendiendo y encuentra formas mejores de hacer las cosas. Así que además de remozarle la apariencia a la página, iré rehaciendo algunos ejemplos para ponerles al día o para mejorarlos o completarlos, aunque mantendré las viejas versiones, que las tengo cariño y, además, alguna está tan mal hecha que demuestra lo que se puede conseguir con tesón y bastante atrevimiento .
Son aplicaciones que resuelven satisfactoriamente cosas como buscar con independencia de los acentos, un calendario, organizar los informes de una aplicación... y se insertan muy fácilmente en cualquier programa. Además, algunos de los procedimientos y funciones utilizados pueden ser útiles por separado.
También he incluido un apartado "Código" donde meteré algunos procedimientos míos y de algún invitado que encuentre especialmente interesantes u originales.
Puedes usar todo esto libremente en tus aplicaciones, pero bajo tu exclusiva responsabilidad. También puedes utilizarlo en una página web, pero, por favor, en ese caso respeta la integridad de lo que publiques y no olvides mencionar al autor ni un vínculo a esta página.
QUE ES UNA BASE DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informatica y la electronica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de base de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática
EXTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
Aunque las bases de datos CDS/ISIS pueden parecerse a simple vista como un archivo de información, en realidad consisten en varios archivos lógicamente interrelacionados pero físicamente diferentes. La administración de los archivos físicos es responsabilidad de CDS/ISIS y el usuario normalmente no necesita conocer su estructura en detalle para operar una base de datos. No obstante, algunos conocimientos básicos sobre los objetivos y funciones de los archivos principales asociados a una base de datos pueden ayudar a un mejor entendimiento del sistema. (El usuario con interés en mayores detalles técnicos encontrará una descripción detallada del formato físico de una base de datos.MAS INFORMACION
sábado, 18 de junio de 2011
QUE SON CONSULTAS ACCESS
| Nombre | Apellidos | Ciudad | Teléfono |
| Antonio | García | Cádiz | 8422597 |
| Ana | López | Milán | 7798542 |
| Antonio | Fernández | Cádiz | 2971102 |
| Ana | García | Londres | 0524457 |
Esta tabla contiene cuatro registros. Cada uno contiene los datos personales de algunas personas. Una vez que tengas creada la tabla y hayas introducido los cuatro registros cierra la tabla (pero no cierres la base de datos)
Para crear una consulta,
Primero debes activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjate que en la parte superior aparece junto a ‘Tablas’, el apartado ‘Consultas’, haz clic sobre este apartado para crear la consulta
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)
Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar
Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)
Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo ‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla
Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’
Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’)
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.
Haz clic sobre el botón ‘Nuevo’
Selecciona la opción Vista diseño y pulsa el botón aceptar
Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tienes creadas en la base de datos. Entre ellas debe de aparecer la que acabas de crear AGENDA (o el nombre que le hayas asignado)
Selecciónala con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón Agregar. Si lo haces bien, verás que aparece una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelve a repetir la operación hasta que aparezca)
Pulsa el botón Cerrar
Fíjate que en la pequeña ventana que tienes arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden, mostrar, criterios, o)
Haz un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo ‘Nombre’ (en la ventana pequeña de arriba). Si lo haces bien, verás que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla
Repite lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Si lo has hecho bien, deberías tener dos columnas, una con el campo ‘nombre’ y otra a la izquierda con el campo ‘apellidos’
Para comprobar el resultado haz clic sobre el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra ‘Archivo’)
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.
De momento, ya hemos aprendido una de las utilidades que pueden tener las consultas y es la de limitar el número de campos que se van a ver en la pantalla. Veamos otras utilidades más importantes aún:
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Excel, el primero de la izquierda). De esta forma volvemos al diseño de la consulta
Fíjate ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada ‘Criterios’. Esta fila nos va a servir para ‘limitar’ los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que queremos ver los datos de las personas que se llamen ‘Antonio’
Sitúate en la casilla ‘Criterios’ de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo ‘nombre’)
Escribe el nombre que quieres encontrar, es decir, ‘Antonio’ (sin las comillas)
Pulsa el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access)
Si lo has hecho bien, solo verás dos registros, los de las dos personas que se llaman ‘Antonio’
Para volver al diseño de la consulta vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Ahora vamos a suponer que queremos ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden García, así que escribe en la fila de ‘Criterio’ en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, ‘García’ (sin las comillas). De esta forma, ya hemos indicado a Access que estamos buscando el nombre ‘Antonio’ y el apellido ‘García’, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo
Fíjate ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada ‘Criterios’. Esta fila nos va a servir para ‘limitar’ los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que queremos ver los datos de las personas que se llamen ‘Antonio’
Sitúate en la casilla ‘Criterios’ de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo ‘nombre’)
Escribe el nombre que quieres encontrar, es decir, ‘Antonio’ (sin las comillas)
Pulsa el botón ‘Vista’ (en la parte superior de la ventana de Access)
Si lo has hecho bien, solo verás dos registros, los de las dos personas que se llaman ‘Antonio’
Para volver al diseño de la consulta vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Ahora vamos a suponer que queremos ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden García, así que escribe en la fila de ‘Criterio’ en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, ‘García’ (sin las comillas). De esta forma, ya hemos indicado a Access que estamos buscando el nombre ‘Antonio’ y el apellido ‘García’, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo
Si lo has hecho bien verás los datos de Antonio García que vive en Cádiz. Veamos qué otras posibilidades tenemos:
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Borra el apellido ‘García’ y vuelve a escribirlo una casilla más abajo (en la fila llamada ‘o:’). Esta fila llamada ‘o:’ es la que nos añadir criterios que no tienen que cumplirse a la vez. Si has escrito ‘Antonio’ y ‘García’ en dos filas distintas (uno más arriba que el otro), le estás diciendo a Access, que estás buscando las personas que se llamen ‘Antonio’ o las que se apelliden ‘García’, pero no necesariamente las dos cosas juntas.
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo.
Si lo has hecho bien verás que aparecen Antonio García, Antonio Fernández y Ana García. Si te fijas estas tres personas o bien se llaman Antonio o bien se apellidan García (por eso aparecen). El único registro que no sale es el de Ana López, ya que ni se llama Antonio ni se apellida García
Fíjate que al haber escrito las dos condiciones (Antonio y García) en filas separadas, Access lo interpreta como que no tienen que cumplirse las dos a la vez. Cuando en el primer ejemplo escribiste las dos condiciones en la misma fila, solo aparecía Antonio García, ya que era el único que cumplía las dos condiciones a la vez
Borra el apellido ‘García’ y vuelve a escribirlo una casilla más abajo (en la fila llamada ‘o:’). Esta fila llamada ‘o:’ es la que nos añadir criterios que no tienen que cumplirse a la vez. Si has escrito ‘Antonio’ y ‘García’ en dos filas distintas (uno más arriba que el otro), le estás diciendo a Access, que estás buscando las personas que se llamen ‘Antonio’ o las que se apelliden ‘García’, pero no necesariamente las dos cosas juntas.
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo.
Si lo has hecho bien verás que aparecen Antonio García, Antonio Fernández y Ana García. Si te fijas estas tres personas o bien se llaman Antonio o bien se apellidan García (por eso aparecen). El único registro que no sale es el de Ana López, ya que ni se llama Antonio ni se apellida García
Fíjate que al haber escrito las dos condiciones (Antonio y García) en filas separadas, Access lo interpreta como que no tienen que cumplirse las dos a la vez. Cuando en el primer ejemplo escribiste las dos condiciones en la misma fila, solo aparecía Antonio García, ya que era el único que cumplía las dos condiciones a la vez
Para terminar la consulta selecciona la opción ‘Archivo’ en la parte superior de la ventana de Access y luego ‘cerrar’. Cuando hagas esto, Access preguntará si quieres que se guarde la consulta que acabas de crear. Pulsa el botón SI para guardar la consulta.
A continuación escribe el nombre de la consulta, este nombre debe ser lo más descriptivo posible, de forma que haga referencia a lo que busca la consulta. Por ejemplo, en este caso, podríamos llamar a nuestra consulta ‘Antonios y Garcías’, ya que lo que hace es buscar todas las personas que se llaman Antonio o se apellidan García.
Fíjate que aparece el nombre de tu consulta, ahora, cada vez que abras esta consulta (haciendo un doble clic sobre ella, por ejemplo) aparecerán en pantalla todas las personas que se llaman Antonio y las que se apellidan García
Vamos a crear una nueva consulta para comprender mejor el proceso
Asegúrate de que está activada la hoja ‘Consultas’ en la parte superior de la ventana de tu base de datos
Pulsa el botón Nuevo
Selecciona Vista diseño
Pulsa el botón Aceptar
Selecciona tu tabla (AGENDA), y pulsa el botón Agregar
Pulsa el botón Cerrar
Ahora vamos a añadir los cuatro campos que tiene la tabla a la consulta. Para ello, ve haciendo un doble clic sobre los nombres de los campos que tienes arriba a la izquierda (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
Una vez que tengas abajo las cuatro columnas rellenadas con los cuatro campos, muévete hasta la casilla ‘criterios’ del campo ciudad
Escribe ‘Cádiz’ (cuidado con el acento: tienes que escribirlo igual que lo tienes en la tabla)
Pulsa el botón ‘Vista’.
Si lo has hecho bien, aparecerán en pantalla los dos registros de Cádiz.
Vamos a suponer que necesitamos que aparezcan, además de los de Cádiz, los de Milán. Para ello, vuelve a pulsar el botón ‘Vista’, para volver al diseño de la tabla
Escribe en la casilla debajo de ‘Cádiz’, la otra ciudad que estamos buscando: Milán
Ahora Access buscará los registros que sean de Cádiz ó de Milán
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo
Pulsa el botón Nuevo
Selecciona Vista diseño
Pulsa el botón Aceptar
Selecciona tu tabla (AGENDA), y pulsa el botón Agregar
Pulsa el botón Cerrar
Ahora vamos a añadir los cuatro campos que tiene la tabla a la consulta. Para ello, ve haciendo un doble clic sobre los nombres de los campos que tienes arriba a la izquierda (nombre, apellidos, ciudad y teléfono)
Una vez que tengas abajo las cuatro columnas rellenadas con los cuatro campos, muévete hasta la casilla ‘criterios’ del campo ciudad
Escribe ‘Cádiz’ (cuidado con el acento: tienes que escribirlo igual que lo tienes en la tabla)
Pulsa el botón ‘Vista’.
Si lo has hecho bien, aparecerán en pantalla los dos registros de Cádiz.
Vamos a suponer que necesitamos que aparezcan, además de los de Cádiz, los de Milán. Para ello, vuelve a pulsar el botón ‘Vista’, para volver al diseño de la tabla
Escribe en la casilla debajo de ‘Cádiz’, la otra ciudad que estamos buscando: Milán
Ahora Access buscará los registros que sean de Cádiz ó de Milán
Pulsa el botón ‘Vista’ para comprobarlo
Si aún no estás muy seguro de cómo funcionan las consultas, prueba tu mismo a realizar búsquedas de ciudades, apellidos o nombres y comprueba el resultado utilizando el botón ‘Vista’.
En el siguiente ejemplo veremos cómo crear consultas para campos con números. Ya verás que es muy parecido a las consultas con campos de texto.
Para ello crea la siguiente tabla con el nombre SUELDOS. Los campos nombre y apellidos son campos de tipo ‘texto’, y el sueldo puedes crearlo con un tipo especial que se llama ‘moneda’, este campo se utiliza cuando vamos a introducir cantidades de dinero
Nombre Apellidos Sueldo
Juan Gómez 100.000
Ana García 150.000
Pedro Sánchez 250.000
Marian López 200.000
Juan Gómez 100.000
Ana García 150.000
Pedro Sánchez 250.000
Marian López 200.000
Una vez que hayas creado la tabla, ciérrala, activa la hoja de ‘Consultas’, pulsa sobre el botón nuevo, agrega la consulta SUELDOS que acabas de crear y pulsa el botón Cerrar:
En esta tabla tenemos un campo que contiene números. Puedes crear una consulta utilizando este campo de la siguiente forma:
Añade los tres campos (nombre, apellidos y sueldo), haciendo un doble clic sobre cada uno de ellos en la ventana de la tabla (arriba a la izquierda de la pantalla)
Cuando hayas añadido los tres campos, vamos a establecer un criterio en el campo sueldo, muévete hasta la casilla correspondiente (se supone que ya sabes hacerlo) y escribe 150.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparece el registro de Ana García, ya que es la única que gana esa cantidad (150.000)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Borra el criterio 150.000 que escribiste antes
Puedes utilizar también los signos ‘mayor que’ (>) o ‘menor que’ (<). Por ejemplo, escribe: >150.000
Access entiende esto como que quieres ver los que ganan más de esa cantidad. Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los registros de Pedro Sánchez (250.000) y Marian López (200.000), ya que son los únicos que ganan más de 150.000
Ten en cuenta que Ana García no puede aparecer ahora, ya que no gana más de 150.000. Habría aparecido si ganara 150.001, por ejemplo
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Cambia el criterio >150.000 por >=150.000 (solo tienes que poner un signo ‘=’ entre ‘>’ y ’150.,000′)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Si te fijas ahora sí sale el registro de Ana García. ¿Por qué? Porque al indicar >=150.000, estamos diciendo a Access que buscamos números mayores o iguales(=) a 150.000, es decir, que de esta forma ‘entra’ en el criterio desde el número 150.000 en adelante
Pulsa el botón ‘Vista’ y cambia el criterio por <200.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Fíjate que ahora aparecen Juan Gómez y Ana García, que son los dos que ganan menos (<) de 200.000. No aparece Marian López ya que gana exactamente 200.000, no menos Si cambias el criterio por <=200.000, verás que sí entra Marian López
Cuando hayas añadido los tres campos, vamos a establecer un criterio en el campo sueldo, muévete hasta la casilla correspondiente (se supone que ya sabes hacerlo) y escribe 150.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparece el registro de Ana García, ya que es la única que gana esa cantidad (150.000)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Borra el criterio 150.000 que escribiste antes
Puedes utilizar también los signos ‘mayor que’ (>) o ‘menor que’ (<). Por ejemplo, escribe: >150.000
Access entiende esto como que quieres ver los que ganan más de esa cantidad. Pulsa el botón ‘Vista’
Si lo has hecho bien, verás que aparecen los registros de Pedro Sánchez (250.000) y Marian López (200.000), ya que son los únicos que ganan más de 150.000
Ten en cuenta que Ana García no puede aparecer ahora, ya que no gana más de 150.000. Habría aparecido si ganara 150.001, por ejemplo
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Cambia el criterio >150.000 por >=150.000 (solo tienes que poner un signo ‘=’ entre ‘>’ y ’150.,000′)
Vuelve a pulsar el botón ‘Vista’
Si te fijas ahora sí sale el registro de Ana García. ¿Por qué? Porque al indicar >=150.000, estamos diciendo a Access que buscamos números mayores o iguales(=) a 150.000, es decir, que de esta forma ‘entra’ en el criterio desde el número 150.000 en adelante
Pulsa el botón ‘Vista’ y cambia el criterio por <200.000
Pulsa el botón ‘Vista’
Fíjate que ahora aparecen Juan Gómez y Ana García, que son los dos que ganan menos (<) de 200.000. No aparece Marian López ya que gana exactamente 200.000, no menos Si cambias el criterio por <=200.000, verás que sí entra Marian López
Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.
Podemos utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cómo hacerlo, míralo en el capítulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo ‘texto’, ten en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que queramos incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guardes la tabla asígnale el nombre de ‘AGENDA’ (sin las comillas)QUE SON TABLAS ACCESS
Tabla en las base de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de calculo
Las tablas se componen de dos estructuras:
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.
Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.
A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos.
Cada tabla creada debe tener un nombre único en la cada Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida).
La estructura de las tablas viene dado por la forma de un archivo plano, los cuales en un inicio se componían de un modo similar.
TIPO DE TABLAS
Además de la función estándar de las tablas básicas definidas por el usuario, SQL Server proporciona los siguientes tipos de tabla que permiten llevar a cabo objetivos especiales en una base de datos:Tablas con particiones
Las tablas con particiones son tablas cuyos datos se han dividido horizontalmente entre unidades que pueden repartirse por más de un grupo de archivos de una base de datos. Las particiones facilitan la administración de las tablas y los índices grandes porque permiten obtener acceso y administrar subconjuntos de datos con rapidez y eficacia al mismo tiempo que mantienen la integridad del conjunto. En un escenario con particiones, las operaciones como, por ejemplo, la carga de datos de un sistema OLTP a un sistema OLAP, pueden realizarse en cuestión de segundos en lugar de minutos u horas en otras versiones. Las operaciones de mantenimiento que se realizan en los subconjuntos de datos también se realizan de forma más eficaz porque sólo afectan a los datos necesarios en lugar de a toda la tabla.
Tiene sentido crear una tabla con particiones si la tabla es muy grande o se espera que crezca mucho, y si alguna de las dos condiciones siguientes es verdadera:
La tabla contiene, o se espera que contenga, muchos datos que se utilizan de manera diferente. Las consultas o las actualizaciones de la tabla no se realizan como se esperaba o los costos de mantenimiento son superiores a los períodos de mantenimiento predefinidos. Las tablas con particiones admiten todas las propiedades y características asociadas con el diseño y consulta de tablas estándar, incluidas las restricciones, los valores predeterminados, los valores de identidad y marca de tiempo, los desencadenadores y los índices. Por lo tanto, si desea implementar una vista con particiones que sea local respecto a un servidor, debe implementar una tabla con particiones. Para obtener información para comprender, diseñar e implementar tablas con particiones, vea Tablas e índices con particiones.
Tablas temporales
Hay dos tipos de tablas temporales: locales y globales. Las tablas temporales locales son visibles sólo para sus creadores durante la misma conexión a una instancia de SQL Server como cuando se crearon o cuando se hizo referencia a ellas por primera vez. Las tablas temporales locales se eliminan cuando el usuario se desconecta de la instancia de SQL Server. Las tablas temporales globales están visibles para cualquier usuario y conexión una vez creadas, y se eliminan cuando todos los usuarios que hacen referencia a la tabla se desconectan de la instancia de SQL Server.
Para obtener más información acerca de las tablas temporales, vea Conceptos básicos para crear y modificar tablas.
Tablas del sistema
SQL Server almacena los datos que definen la configuración del servidor y de todas sus tablas en un conjunto de tablas especial, conocido como tablas del sistema. Los usuarios no pueden consultar ni actualizar directamente las tablas del sistema si no es a través de una conexión de administrador dedicada (DAC) que sólo debería utilizarse bajo la supervisión de los servicios de atención al cliente de Microsoft. Para obtener más información, vea Usar una conexión de administrador dedicada. Las tablas de sistema se cambian normalmente en cada versión nueva de SQL Server. Puede que las aplicaciones que hacen referencia directamente a las tablas del sistema tengan que escribirse de nuevo para poder actualizarlas a una versión nueva de SQL Server con una versión diferente de las tablas de sistema. La información de las tablas del sistema está disponible a través de las vistas de catálogo. Para obtener más información, vea Tablas del sistema (Transact-SQL).
Con las tablas anchas, puede crear esquemas flexibles dentro de una aplicación. Puede agregar o quitar columnas siempre que lo desee. Tenga presente que el uso de tablas anchas tiene consideraciones de rendimiento únicas, como unos mayores requisitos de memoria en tiempo de ejecución y en tiempo de compilación. Para obtener más información, vea Consideraciones de rendimiento para las tablas anchas.
Tablas persistentes
Son aquellas que permiten que los registros sean eliminados o borrados manualmente y tenemos de tres tipos: Base,Vistas, Instantáneos
Base.- Es en donde se encuentra toda la información de todos los registros sin que se haga ninguna validación adicional.Vistas.- Es una vista o relación que se hace en referencia a una fila o columna especifica.Instantáneos.- Son aquellos registros que se los puede ver de manera inmediata con solo una referencia
RELACIONES ENTRE TABLAS
En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada Títulos que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a almacenar toda esta información en la tabla de títulos, el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.
Una solución mejor es almacenar sólo una vez la información del editor en una tabla independiente, Editores. Colocaría entonces un puntero en la tabla Títulos que hiciera referencia a una entrada de la tabla Editores.
Para asegurarse de que los datos están sincronizados, puede exigir la integridad referencial entre las tablas Títulos y Editores. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla Títulos debe estar asociado a un editor concreto de la tabla Editores. No se puede agregar un título a la base de datos para un editor que no exista en ella.
FORMULARIOS ACCESS
Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.
Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.
Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:
Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo)
Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘Nuevo’
Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha
Pulsa el botón ‘Siguiente’
En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: ‘En columnas’ y ‘Justificado’ hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), ‘Tabular’ y ‘Hoja de datos’ hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona ‘En columnas’ por ejemplo
Pulsa el botón ‘Siguiente’
Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón ‘Siguiente’
En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón ‘Terminar’
Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste
Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.
Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, … igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.
Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘Nuevo’
Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’
En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar
Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla
A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha
Pulsa el botón ‘Siguiente’
En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: ‘En columnas’ y ‘Justificado’ hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), ‘Tabular’ y ‘Hoja de datos’ hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona ‘En columnas’ por ejemplo
Pulsa el botón ‘Siguiente’
Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Ve haciendo clic sobre todos ellos y fíjate en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando veas uno que te guste, selecciónalo con el ratón y luego pulsa el botón ‘Siguiente’
En este último paso, simplemente tienes que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que has utilizado para crear el formulario, si no quieres cambiar este nombre por otro simplemente pulsa el botón ‘Terminar’
Tras unos segundos, verás el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionaste
Fíjate que en la parte inferior del formulario tienes una serie de botones. Estos botones te sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si estás en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.
Aquí puedes ver los datos que tienes escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, … igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que estás biendo es la tabla, lo que ocurre esque la estás viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.
Como verás, gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.
Nosotros podemos personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:
Pulsa el botón ‘Vista’
De esta forma pasamos al diseño del formulario
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del formulario’, ‘Detalle’ y ‘Pie del formulario’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees
De esta forma pasamos al diseño del formulario
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del formulario’, ‘Detalle’ y ‘Pie del formulario’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del formulario, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al formulario selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del formulario
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desees
También puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:
Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del formulario, pulsa el botón ‘Vista’ para comprobar el resultado
INFORMES ACCESS
| Nombre | Apellidos | Departamento | Fecha | Casado | Sueldo |
| Juan | García | A | 10/10/84 | Si | 125.000 |
| Ana | García | A | 10/01/71 | Si | 112.000 |
| Pedro | Santurce | B | 21/09/70 | No | 175.000 |
| Sandra | Smith | B | 04/02/75 | No | 175.000 |
Para crear un informe nuevo puedes hacer lo siguiente:
Abre una base de datos que tengas ya creada (vale alguna que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo).
Activa la hoja ‘informes’ en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘nuevo’
Selecciona ‘asistente para informes’
En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS
Pulsa el botón aceptar
Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vacío). Los campos que pases al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe.
Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha
Añade todos los campos al panel derecho y pulsa el botón ‘siguiente’
El siguiente paso es el de ‘nivel de agrupamiento’. Aquí puedes indicar que el listado aparezca en ‘grupos’. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha.
Pulsa el botón ‘siguiente’
En esta ventana tienes la posibilidad de añadir un ‘orden’ a la tabla. Por ejemplo, si estás haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera alfabéticamente según su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo ‘apellidos’. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar ‘nombre’
Abajo tienes un botón llamado ‘opciones de resumen’. Este botón te permite añadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón ‘opciones de resumen’. Fíjate que aparece solo el nombre del campo ‘sueldo’ ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio)
Pulsa el botón ‘aceptar’
Pulsa el botón ‘siguiente’
El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, verás un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón Siguiente
Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que más te guste y pulsa el botón ‘Siguiente’
Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que estás utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo.
Pulsa el botón ‘Terminar’
Si lo has hecho bien verás una vista preliminar del informe
Si lo quieres imprimir, selecciona ‘archivo’ en la parte superior de la ventana de Access. Luego ‘imprimir’ y luego ‘aceptar’
Activa la hoja ‘informes’ en la parte superior de la ventana de la base de datos
Pulsa el botón ‘nuevo’
Selecciona ‘asistente para informes’
En la casilla inferior (en blanco), selecciona la tabla EMPLEADOS
Pulsa el botón aceptar
Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha (vacío). Los campos que pases al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe.
Para pasar campos al panel de la derecha, puedes utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha
Añade todos los campos al panel derecho y pulsa el botón ‘siguiente’
El siguiente paso es el de ‘nivel de agrupamiento’. Aquí puedes indicar que el listado aparezca en ‘grupos’. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamente donde trabaja cada empleado. Si le indicamos a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haz clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha.
Pulsa el botón ‘siguiente’
En esta ventana tienes la posibilidad de añadir un ‘orden’ a la tabla. Por ejemplo, si estás haciendo un informe para una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera alfabéticamente según su nombre. Tienes cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulsa sobre la primera y selecciona el campo ‘apellidos’. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla. Puedes hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar ‘nombre’
Abajo tienes un botón llamado ‘opciones de resumen’. Este botón te permite añadir al final del listado algunas operaciones. Por ejemplo, podemos decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón ‘opciones de resumen’. Fíjate que aparece solo el nombre del campo ‘sueldo’ ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puedes hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que selecciones (prueba por ejemplo la del promedio)
Pulsa el botón ‘aceptar’
Pulsa el botón ‘siguiente’
El paso siguiente es muy sencillo. Tienes una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque, etc.). Si seleccionas cada una de ellas, verás un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puedes indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjalo en vertical. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón Siguiente
Ahora puedes escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprimas. Selecciona el que más te guste y pulsa el botón ‘Siguiente’
Para terminar solo tienes que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que estás utilizando para hacer el informe, si no te gusta puedes cambiarlo.
Pulsa el botón ‘Terminar’
Si lo has hecho bien verás una vista preliminar del informe
Si lo quieres imprimir, selecciona ‘archivo’ en la parte superior de la ventana de Access. Luego ‘imprimir’ y luego ‘aceptar’
Nosotros podemos personalizar el informe una vez que ha sido creado de una forma muy parecida a como se haría con un formulario:
Pulsa el botón ‘Vista’ (debajo de ‘archivo’ en la parte superior de la ventana de Access)
De esta forma pasamos al diseño del informe
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del informe. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del informe’, ‘Detalle’ y ‘Pie del informe’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del informe y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del informe)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha, pero no lo saques de su sección)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del informe, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al informe selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del informe
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del informe que desees
De esta forma pasamos al diseño del informe
Quizás te parezca algo reliado lo que ves en pantalla, pero no es más que el esquema del informe. Básicamente tienes tres bandas o apartados: ‘Encabezado del informe’, ‘Detalle’ y ‘Pie del informe’. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del informe y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del informe)
En el apartado de detalle verás que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:
Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo sueltes
Sin soltar el botón del ratón, arrastralo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha, pero no lo saques de su sección)
De esta forma tan sencilla puedes modificar la posición de los campos en la pantalla
Para eliminar un campo del informe, haz clic sobre el y luego pulsa la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)
Para añadir un campo al informe selecciona la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access
Selecciona ‘lista de campos’
Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos
Haz un dobre clic sobre el nombre del campo que quieras añadir y aparecerá en la ventana del informe
Ahora puedes pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del informe que desees
También puedes modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:
Selecciona cualquiera de los campos que tienes en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón)
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Fíjate que en la parte superior de la ventana de Access tienes una serie de botones (parecidos a los que tienes en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsas el botón que tiene una N oscura, aplicarás el estilo ‘negrilla’ al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tienes otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado
Justo a la derecha tienes los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha
Los tres botones que tienes a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debes pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsas este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Selecciona el que más te guste.
El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debes pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)
El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puedes probarlo igual que los anteriores
Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el ‘efecto’. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones
A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande hagas el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.
Más a la izquierda aún, tienes la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tengas instalados en tu ordenador, tendrás aquí más o menos posibilidades.
Una vez que hayas terminado de modificar el aspecto del informe, pulsa el botón ‘Vista’ para comprobar el resultado
Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)
De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.
Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, así que créala y ten en cuenta que todos los campos serán de tipo texto menos ‘fecha’ que será de tipo ‘fecha/hora’, ‘casado’ que será de tipo ‘si/no’ y ‘sueldo’ que será de tipo ‘moneda’. Los campos de tipo ‘si/no’ aparecen luego en forma de casilla de selección, cuando vayas a rellenarlo verás que pulsando sobre el campo con el ratón se activa o se desactiva (representando el si y el no). Crea la tabla y dale el nombre: EMPLEADOS
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